Hyvinvoiva hoiva -hanke kehittää työprosesseja käytännönläheisesti palvelumuotoilua ja Lean-menetelmää käyttäen.
Arvovirtakuvaus työn alla.
Miten lääkkeidenjakoprosessia voisi kehittää turvallisemmaksi? Tätä pohtivat palvelutalon henkilökunta työpajassa. Kysymystä lähdettiin purkamaan palvelumuotoilun ja Lean-ajattelun menetelmin, lopputuloksena syntyi kymmenkunta asiaa, jotka voi tehdä toisin tai jossa prosessia voi yhtenäistää.
Tämä on yksi esimerkki Hyvinvoiva hoiva -hankkeen työtavoista.
Hankkeeseen osallistuvat tiimit valitsevat itse kehittämiskohteet
Päivi Mantere.
Laurea-ammattikoulun lehtori ja projektipäällikkö Päivi Mantere on yksi palvelumuotoilun asiantuntijoista Hyvinvoiva hoiva -hankkeessa. Hän kertoo, että hankkeeseen osallistuvien yksiköiden henkilökunta tai tiimit itse valitsevat kehittämiskohteet.
– Tässäkin oli ensin kyse tiedonkulusta ja tiimin kokemuksesta siitä, että heillä ei ole tarpeeksi yhteisestä aikaa. Tätä spesifioitiin ja tiimi totesi yhdessä, että lääkkeiden jako on yksi osa tätä kokonaisuutta. Hankkeessa valitaan yksi tai muutama kohde, jota yhdessä kehitetään. Ajatuksena on, että tiimi oppii heille sopivat menetelmät, joilla he voivat jatkaa kehittämistä myös hankkeen loputtua, Mantere sanoo.
Leanin termejä käyttäen lääkkeidenjakoprosessia kehitettiin arvovirtakuvausmenetelmällä. Termi voi kuulostaa vieraalta ja vaikealta, mutta käytännössä se tarkoittaa, että prosessia käytiin yksityiskohtaisesti läpi yhdessä. Arvovirtakuvauksessa kuvataan vaiheiden lisäksi myös muun muassa hukka, joka ei tuota asiakkalle arvoa, sekä toisaalta myös asiakkaalle arvoa tuottava toiminta ja idea siitä, miten voitaisiin kokeilla jotain uutta.
– Tiimin työntekijät istuivat pöydän äärellä ja kuvasivat askel askeleelta, miten he jakavat lääkkeitä ja miten jako tuplatarkastetaan. Kävi ilmi, että prosessi tehtiin monella eri tavalla ja että aika pienin muutoksin prosessia oli mahdollista yhtenäistää ja tehdä sitä kautta tuvallisemmaksi ja sujuvammaksi.
Hankeasiantuntijat ohjaavat kehittämistä kysymyksillään
Ajankäyttö, sijaisten perehdyttäminen ja tiedonkulku ovat olleet tyypillisiä ongelmakohtia, joita yksiköissä on haluttu kehittää.
Mantereen mukaan hankeasiantuntijoiden rooli kehittämisessä on usein ulkopuolisena esittää ”tyhmiä kysymyksiä”. Miten tämä tehdään? Miksi tämä tehdään tässä järjestyksessä? Mikä tässä on haastavaa?
Hankeasiantuntijat kuuntelevat, tukevat ja ohjaavat niin, että aidosti löytyy se yhteisölle tärkeä haaste ja siihen ratkaisu.
– Me emme yritä teoreettisesti opettaa, vaan pyrkimyksenä on pystyä puhumaan käytännönläheisesti kehittämisestä heidän työnsä kautta.
Kehittäminen itsessään on vaativaa, ja usein työyhteisöissä kuulee kommentteja kuten ”ei tämä meillä toimi”, ”meillä on ihan eri organisaatio” tai ”tätä on kokeiltu jo”.
– Vuorovaikutus ja luottamus ovat tässä keskeisiä. Meidän on koko ajan oltava valppaina ja ohjattava keskustelua eteenpäin. Tärkeää on tunnistaa oikea ongelma ja kyetä näkemään se asiakkaan näkökulmasta, jotta ongelmaan voidaan löytää asiakaslähtöinen ratkaisu, Mantere sanoo.
Työkirja auttaa jatkamaan kehittämistä hankkeen jälkeenkin
Hyvinvoiva hoiva -hankkeen pilottivuosi toteutui suunnitelmien mukaisesti. Kuudessa organisaatiossa on tehty työhyvinvointikyselyt, pidetty henkilökunnan kanssa suunnitellut 3–4 yhteiskehittämisen työpajaa sekä sama määrä esimiessparraamisia. Jokaiselle organisaatiolle on myös tehty työkirja, jossa työyhteisön kanssa käytetyt menetelmät on kuvattu ja selitetty, miten niitä voi käyttää omassa kehittämisessä.
– Toivomme toki, että työkirjat ovat nyt käytössä, mutta emme voi varmistaa, että tästä on tullut toimintatapa. Olemme havainneet, että esimiehen rooli kehittämisessä on hyvin tärkeä, vaikka meidän fokuksena on henkilöstö. Henkilöstöllä on tarve nähdä, että kehitystyöllä on esimiehen tuki. Varsinkin yksityisellä puolella esimiehet vaihtuvat usein, joten haasteena on miten saada esimiehet sitoutumaan jatkamaan kehittämistä.
Hyvinvoiva hoiva -hankkeen kohderyhmänä on ikäihmisten hoivaa tarjoavat työyhteisöt, jotka ovat Covid-19-pandemian riskiryhmiä hoitavaa henkilökuntaa. Tällä hetkellä henkilökunnan työpajoja ei voi järjestää.
– Tietysti lähdemme siitä, että hankkeen tavoitteet toteutetaan, mutta joudumme aivan varmasti muokkaamaan tapoja, joilla olemme suunnitelleet sen tekevämme. Tarve prosessien kehittämiseen ei ole kadonnut mihinkään. Kun katsomme saamaamme palautetta, näemme selvästi, että yhteiselle kehittämiselle ja tekemiselle on suuri tarve.
Tietoa Hyvinvoiva hoiva -hankkeesta
Hyvinvoiva hoiva – Välmående omsorg on kaksikielinen hanke. Hankepartnereina ovat Åbo Akademi/Centret för livslångt lärande (hankekoordinaattori), Tampereen yliopisto/Johtamisen ja talouden tiedekunta, Laurea-ammattikorkeakoulu sekä Yrkeshögskolan Novia.
Hanketta rahoittaa sosiaali- ja terveysministeriö Euroopan sosiaalirahaston tuella. Osallistuminen on yksiköille ilmaista. Hanke on osa SoteKehittäjät-verkostoa, ja se toteutetaan vuosina 2019–2021.
Teksti julkaistiin 3.6.2020 Soteliiderit-uutiskirjeessä. Lisätietoa Soteliiderit-hankkeesta tämän linkin kautta.
