Teksti ja kuviot: Jenna Pennanen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Visuaalisuus on tehokas tapa viestiä. Visuaaliseen ohjaukseen ja johtamiseen kannattaan panostaa, kun kehitetään työtä ja työhyvinvointia. Visualisoinnin avulla yhteinen kokonaiskuva tilanteesta kuin tilanteesta hahmottuu paremmin, jolloin yhteinen ongelmanratkaisu, kehittäminen ja ideointi mahdollistuvat. Visuaalisuuden merkitys on läsnä myös palvelumuotoilun ja Leanin ajattelu- ja toimintavaoissa. Se onkin tärkeä näkökulma, kun työtä kehitetään yhdessä ja tavoitellaan parempaa työhyvinvointia.
Visuaalinen ohjaus
Visuaalinen ohjaaminen mahdollistaa yhteisen ymmärryksen ja tilannekuvan muodostamisen valitusta aiheesta, esimerkiksi jostakin työprosessista tai kehittämisen kohteesta. Kokonaisuus on hahmotettavissa yhdellä silmäyksellä, kun se visualisoidaan kuvaksi, kuvioksi, taulukoksi, luetteloksi tai konkretisoidaan symboleita käyttäen. Värit, muodot, koko suhteita edustavat nuolet, kaaviot ja erilaiset merkit toimivat vihjeinä, joita näköaistimme kautta tulkitsemme muodostaen käsityksen esillä olevasta asiasta. Visuaalisen ohjauksen avulla prosessit, toiminta, tavoitteet, informaatio ja monivaiheiset ohjeetkin saadaan avoimesti kaikkien nähtäväksi ja ymmärrettävään muotoon. Visuaalisesti asioita mallintamalla epäkohdat erottuvat paremmin ja kehittymistäkin on helpompi seurata.
Visuaalinen ohjaus osaksi hoivatyötä
Niin hoivatyön suunnittelu kuin sen toteutus kannattaa visualisoida työympäristöön eli siihen arkeen, jossa työtä tehdään. Erilaiset kalenterit ja työtehtävien hallintaan tähtäävät luettelot ja listat ovat näppäriä suunnittelun visuaalisia välineitä. Osa kalentereista ja luetteloista voi olla henkilökohtaisia työtehtäviä varten, osa voi olla näkyvästi esillä koko työyhteisölle, jolloin ne ohjaavat työtoimintaa tavoitteellisesti.
Kalentereilla, luetteloilla ja erilaisilla projektilistoilla voi visuaalisesti havainnollistaa työn suunnittelun ja toteutumisen sekä seurata työn kehittämistä. Työn tehokkuutta ja hyötyäkin voi havainnollistaa visuaalisten esitysten kautta. Vuosi-, kuukausi- ja viikkosuunnitelman tai -ohjelman voi tuoda visuaalisesti esille koko työyhteisölle ja tarvittaessa myös asiakkaille/asukkaille. Alla oleva esimerkkikuvio, visualisoitu hoivakodin vuosikello, ilmentää koko hoivakodin väkeä koskevia suunnitelmia ja tapahtumia sekä niiden ajankohtia. Yhdessä sovitut merkinnät havainnollistavat kertaluonteiset tapahtumat ja erottavat esimerkiksi kuukausittain tai viikoittain toistuvat teemat toisistaan. Vuosisuunnitelman ja sen visualisoimisenhan voi ideoida ja tehdä yhdessä, vaikka hoivakodin asukkaiden ja omaisten kanssa.
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa. 
Tarkemman kuukausi- tai viikkokohtaisen suunnitelman voi myös visualisoida. Siitä ilmenee säännöllisesti toistuvat tapahtumat, kuten asukkaita ja hoivahenkilökuntaa koskettavat virike-, kokous-, ruokailu- ja pesutapahtumia koskevat hetket. Ne voi kalenteroida näkyvästi, huomioiden asukkaiden ja työntekijöiden erilaiset tarpeet kalenterin sisältämän informaation suhteen. Asukkaille visualisoitu kuukausisuunnitelma on yksinkertaisempi ja voi sisältää tekstin sijasta esimerkiksi symboleita (katso kuvio alla).
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa.
Hoitohenkilökuntaa varten esimerkiksi kuukausisuunnitelmaan merkitään tarkemmin mm. työtehtävät, vastuualueet ja ennakkosuunnittelua ja -järjestelyä vaativat asiat, joille on hyvä varata aikaa. Visualisoimalla kuukausittainen, viikoittainen tai päiväkohtainen kalenteri koko henkilöstölle toteutuu myös ajatus “tiedä mitä työkaveri tekee”, ja näin ollen viestintä voi työyhteisössä helpottua. Hoivahenkilöstölle visualisoidusta kalenterimuotoisesta kuukausisuunnitelmasta (katso kuvio alla) voi nähdä miten yksinkertaisilla merkeillä, kuvioilla, väreillä ja tekstin fonttikoollakin voi eritellä työtehtävien luonnetta, ajankohtaa ja kuka on asiasta vastuussa. Työntekijöillehän voi päättää omat symbolit, nimilaput tai alla olevassa kalenteriesimerkissä käytetyt eri työntekijöitä tarkoittavat eri väriset ympyrät.
Myös sanonta: “ennalta suunniteltu on jo puoliksi tehty” pätee työnohjauksen, -suunnittelun ja ennen kaikkea työn kehittämisen onnistuneeseen toteutukseen. Oli henkilöstölle tarkoitetun kuukausisuunnitelman muoto tai alusta sitten mikä tahansa, kannattanee se tehdä kuitenkin helposti muokattavaksi nopeasti muuttuvien tilanteiden varalta.
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa.
Havainnollistetaan visuaalisuuden merkitystä vielä päiväkohtaisella työyhteisön arkea ja työnjakoa selkeyttävällä työvuoron sisällön suunnitelmalla (katso kuvio alla), jossa työntekijöillä on omat sarakkeet ja yhteneväiset merkintätavat. Ne helpottavat kunkin työvuoron työtehtävien hallintaa ja yhteensovittamista.
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa.
Työn kehittämisen lähtökohta on tavoitteiden arvoisen päämäärän tunnistaminen. Kaikki kehittäminen lähtee tarpeesta ratkaista jokin ongelma tai halusta lähteä viemään eteenpäin yksittäistä mieleen juolahtanutta ideaa. Tämän visualisoiminen voi olla hyvinkin yksinkertaista ja tuottaa tuloksia pienelläkin vaivalla. Ideoita ja kokeiluja kannattaa siis tuoda rohkeasti näkyville, niin itselle kuin muillekin. Koko työyhteisölle avoin ideataulu, johon kehittämiskohteiden esille tuomisen lisäksi jätetään tilaa myös ideoiden suunnitteluun (P), kokeilemiseen ja toteuttamiseen (D), sekä niiden tutkimiseen ja tarkistamiseen (S) ja tarvittaessa korjausten tekemiseen (A) mahdollistaa työn jatkuvan kehittämisen, johon myös tällä Leanistä tutun PDSA-syklin ratkaisukeskeisellä kehittämismenetelmällä pyritään. Ideataulun voi visualisoida esimerkiksi alla olevan kuvion lailla.
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa.
Esimerkki työn kehittämisen ideataulusta saavutettavassaa pdf-muodossa.
Pohdittavaksi:
Kokoa ideapaperi tai -taulu, joka sisältää sinulle tai koko työyhteisölle tärkeän päämäärän, ongelman tai idean. Työstä asiaa eteenpäin viikoittain. Pyydä myös työkaveri mukaan ideoimaan ja kokeilemaan työn kehittämistä. Voitte myös yhdessä päättää miten, missä ja milloin sitä toteutatte.
Visuaalinen johtaminen
Teksti: Päivi Mantere, Laurea ammattikorkeakoulu, kuvio: Jenna Pennanen
Visuaalinen johtaminen on yksi Lean-ajattelun perusteista. Se hyödyntää erilaisia merkkejä ja signaaleja, jotta voidaan luoda järjestelmä, joka tukee ja ohjaa perustyötä. Sen avulla koko työyhteisö on tietoinen työn prosesseista. Jokainen voi havaita mikä toimii ja mikä ei toimi, onko jokin asia kesken jne. Visuaalisen johtamisen avulla pyritään siihen, että tieto välittyy mahdollisimman nopeasti.
Visuaalisen johtamisen hyötyjä ovat:
- Kaikki, joille tieto on tärkeää, ovat tiedon piirissä.
- Koko tiimillä on mahdollisuus kaikkeen tietoon oikea-aikaisesti.
- Työntekijät voivat olla itseohjautuvia, koska jokainen voi itse arvioida mikä tieto on tärkeää, tai mitä sillä tiedolla tekee.
- Jokainen tuntee oman roolinsa tiimissä ja miten itse liittyy kokonaisuuteen.
- Henkilöstön ei tarvitse liikkua niin paljon, koska visuaalinen johtaminen mahdollistaa tiedon näkyvyyden helposti ja kauas.
Visuaalisen johtamisen pohjalla tulee olla huomioituna muut Lean- ajattelun periaatteet (virtauksen periaate ja arvoa tuottava työ). Visuaalisella johtamisella pyritään hukan vähentämiseen. Sen tavoitteena on kuvata ongelmat ja normaalista poikkeavat tilanteet henkilöstölle ja johdolle. Monesti ongelmia on helppo piilotella tai olla huomioimatta niitä. Visuaalinen johtaminen on vaihtoehto ongelmien sivuuttamiselle. Se on ennemmin ajattelutapa kuin tekniikka. Esihenkilöiden on hyvä oppia tarkastelemaan miten prosesseista ja toiminnoista tehdään entistä näkyvämpiä. Yksi tärkeä keino on, että opitaan määrittelemään, mikä on ongelma työssä.
Visuaalisella johtamisella on kaksi pääperiaatetta: ongelma ja tilanne tehdään visuaalisesti näkyväksi. Toinen periaate on pyrkiä ratkaisemaan ongelma ja löytämään sen juurisyyt. Yllättävää kyllä organisaatioissa, joissa informaatiota on vähän, esitetään paljon kysymyksiä.
Visuaalinen johtaminen näkyy hoivatyössä esimerkiksi:
- Eri värien käyttö eri toimintoihin tai ohjaamiseen (vaikkapa tietämään onko jokin huone vapaana, kuvaamaan avun tarvetta it-asioissa).
- Visualisoinnin avulla voidaan kuvata loppukäyttäjien palvelupolkuja, eli matkaa palvelun parissa kontaktipiste kerrallaan, joka helpottaa loppukäyttäjien kokemuksien ymmärtämistä sekä niiden esittämistä kaikille, jotka ovat kehittämisessä tai esimerkiksi asiakkaan hoidossa mukana.
Visuaalisuus voi myös nopeuttaa prosessia sillä kaikki tiedetty voidaan tehdä näkyväksi siten, että jokainen saa saman informaation ja vieläpä samassa muodossa. Visuaalisen esityksen sanoman ja viestin tulee olla johdonmukainen. Esimerkiksi asiakkaan hoitamiseen liittyviä prosesseja kuten lonkkamurtuman jälkeisen hoidon ns. vaiheita voi visualisoida magneettiselle ohjaustaululle, white boardille tai infotaululle (katso kuvio alla), jossa on käytetty värikooditusta jo tehdystä ja tekemättä olevasta vaiheesta. Visualisoimisen avulla asioista tehdään myös konkreettisia teoreettisten sijaan. Se taas puolestaan auttaa siirtymään käytännön tekemiseen.
Klikkaa suurentaaksesi kuvaa.
Visuaalinen johtaminen ei ole kuitenkaan pelkästään tauluja, värejä ja magneetteja. Visuaalinen johtaminen on työkalu, joka kokoaa eri osat yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.
Lähteet
- Graban, M. 2012. Lean hospitals: Improving quality, patient safety, and employee engagement. 2nd ed. Boca Raton, FL: CRC Press.
- Mäkijärvi, M. 2013. Lean-menetelmä Suomalaisessa terveydenhuollossa – kokemuksia ja haasteita HUS:ssa. Sosiaali- ja terveysjohtamisen tutkielma. Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto.
- Paju, S. & Riekki, T. 2019. Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. Jyväskylä: Tuuma-kustannus.
- Sangiorgi, Y & D. Service Design as an Approach to Implement the Value Cocreation Perspective in New Service Development. Journal of Service Research 2018, Vol. 21(1) pp.40-58.
- Stickdorn, M., Hormess, M. E., Lawrence, A. & Schneider J. 2018. This is Service Design Doing. Publisher O’Reilly Media, Incorporated.
- Suneja, A.& C. 2018. Lean ja terveydenhuolto. Rajala, H. (suom.)2018. Helsinki: Duodecim.