Palautteen antaminen

Teksti: Kirsi Nurminen, Tampereen yliopisto

Palautteen antaminen on keskeinen osa esihenkilötyötä. Palaute on erittäin tehokas ja samalla edullinen motivointikeino. Jokainen työntekijä haluaa saada palautetta omasta toiminnastaan ja näin tulla huomioiduksi. Jokainen työntekijä myös tarvitsee palautetta siitä, miten hän on suoriutunut työssään, koska palautteen saaminen on edellytys työssä kehittymiselle ja oppimiselle.

Kriittisen, korjaavan palautteen tarkoitus on kehittää toimintaa ja parantaa suoritusta. Anna korjaavaa palautetta aina toisen käyttäytymisestä, toiminnasta tai työn tuloksista, ei toisen henkilön persoonasta tai ominaisuuksista.

Hyvä palaute ei syyllistä eikä kysy, miksi näin tapahtui. Sen sijaan se suuntautuu tulevaisuuteen, ja pohtii sitä, miten asia voitaisiin korjata tai ratkaista. Joskus voit esihenkilönä kysyä palautteen saajalta, mitä hän itse toivoisi tai ehdottaisi tilanteen korjaamiseksi. Esihenkilön ei aina tarvitse tietää kaikkia vastauksia.

Omat palautteensaantikokemukset antavat hyvän pohjan palautteen antamiselle.

Pohdittavaksi:

Milloin olen itse saanut hyvää palautetta? Miksi juuri tämä palaute oli hyvää? Miksi taas joku toinen palaute oli huonoa?

Anna lähtökohtaisesti palaute aina henkilökohtaisesti. Myönteistä palautetta voit antaa myös julkisesti erityisesti, jos haluat sillä kannustaa myös muita hyviin suorituksiin. Vältä kirjallista ja sähköistä palautetta, koska silloin sinulla ei ole mahdollisuutta suoraan vuorovaikutukseen palautteen saajan kanssa.

Voit käyttää myös ryhmäpalautetta silloin, kun haluat korostaa yksilön vastuun sijaan koko tiimin toimintaa. Vaarana on tällöin kuitenkin se, että vastuun jakautuessa kukaan ei ota palautetta riittävän vakavasti.
Onnistuneen palautteen kannalta on tärkeää, että sen antamisen pohjalla on esihenkilön arvostus palautteen saajaa kohtaan. Huomioi palautetta antaessasi sen saajan persoonallisuus. Toisille sopii faktapohjainen, tiukkakin palaute ja toiset taas kaipaavat kannustavaa ja laveampaa otetta.

Korjaavan palautteen seurauksena ihminen pyrkii yleensä puolustautumaan. Se on ihmisen luontainen tapa ja perustuu luontaiseen haluun säilyttää omat kasvot ja välttää nolatuksi tuleminen. Anna siis palautteen saajalle aina mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä asiasta. Joskus ihminen voi reagoida korjaavaan palautteeseen myös hyökkäävästi.

Jotta korjaava palaute on helpompi ottaa vastaan ja hyväksyä, muista seuraavat:

  • Vältä käyttämästä sanoja aina ja ei koskaan.
  • Vältä käyttämästä mutta-sanaa sen jälkeen, kun olet sanonut positiivisen palautteen, sillä vastaanottajan mielessä se helposti mitätöi juuri sanotut positiiviset asiat.
  • Älä vertaa palautteen saajan käyttäytymistä tai suoriutumista muihin. (“Kyllä sinun pitäisi selvitä tästä tehtävästä, koska Marikin selviää, vaikka on ollut meillä vähemmän aikaa töissä”).
Pohdittavaksi:

Miten annan korjaavaa palautetta? Onko minulla taipumus pitää kiinni mielipiteistäni kuuntelematta toista ja antamatta perusteluille mahdollisuutta? Vai pelkäänkö vastapuolen reaktioita niin, että lievennän palautetta liikaa, jolloin sanoma ei mene perille?

Muista antaa työntekijöillesi myös positiivista palautetta ja tunnustusta hyvin tehdystä työstä. Myönteinen palaute parantaa itsetuntoa ja oman työn arvostusta, piristää mieltä, tukee työssä kehittymistä sekä kannustaa ponnistelemaan ja onnistumaan jatkossakin.

MUISTILISTA

Palautteen antaminen ei ole synnynnäinen taito, vaan sitä voi tietoisesti oppia. Alla on muistilista palautteen antamista varten:

  • Anna palaute aina henkilölle, jolle se kuuluu (palautteen antaminen muille on selän takana puhumista).
  • Säilytä arvostava asenne palautteen vastaanottajaa kohtaan.
  • Anna palaute mahdollisimman pian onnistumisen/korjattavan tilanteen jälkeen.
  • Anna korjaava palaute aina henkilökohtaisesti kahden kesken, myönteisen palautteen voit antaa myös toisten kuullen.
  • Perustele palautteesi yksiselitteisesti ja selkeästi.
  • Tarkista, miten palaute on ymmärretty, koska vastaanottaja voi tulkita palautteen väärin.
  • Kiitä, vaikka annat korjaavaa palautetta – voit käyttää esimerkiksi ns. hampurilaismallia:
    • Anna ensin positiivista palautetta eli mainitse asiat, jotka vastaanottaja on tehnyt hyvin.
    • Anna korjaava palaute.
    • Anna lopuksi vielä positiivista palautetta ja vahvista uskoa onnistumiseen.

Lataa tästä helposti tulostettava palautteen antamisen muistilista (pdf).

Lähteet

 

Takaisin Esihenkilö työhyvinvoinnin edistäjänä -osion alkuun.