Text: Kirsi Nurminen, Tammerfors universitet
Varje arbetstagare behöver respons på hur hen klarat sig i sina arbetsuppgifter, eftersom responsen är en förutsättning för utveckling och lärande i arbetet. Syftet med responsen är alltid att utveckla och förbättra prestationsförmågan.
Bra, korrigerande respons fokuserar inte på själva personen utan ska gynna personen. Den som ger bra respons ska inte vara anklagande eller fråga varför något har hänt. Istället ska den som ger respons se framåt och fundera över hur ett missförhållande kan åtgärdas eller ett problem lösas.
Egna erfarenheter av att ha fått respons lägger också en god grund för att ge respons till andra.
REFLEKTIONSUPPGIFT
När har jag själv fått bra respons? Varför var just den responsen bra? Varför har jag upplevt någon annan respons som dålig?
Ofta ses det som chefens uppgift att ge respons. Men det är i själva verket en gemensam angelägenhet för alla på en arbetsplats. Alla anställda förtjänar att få respons, och därför är det bra att ge respons ofta. Man behöver inte be om ursäkt för responsen, även om den har som syfte att korrigera något i en kollegas arbete. Responsen ska alltid ta fasta på en kollegas uppförande, sätt att arbeta eller arbetsprestation, och inte hens personlighet eller egenskaper.
Korrigerande respons leder oftast till att mottagaren försöker försvara sig. Det är ett naturligt sätt att reagera och baserar sig på en naturlig vilja att behålla ansiktet och att undvika att göra bort sig. Därför ska den som får responsen ges möjlighet att ge sin syn på saken. Ibland kan människan också reagera aggressivt på responsen.
För att korrigerande respons ska vara lättare att ta emot och acceptera ska du komma ihåg:
- att undvika ord som ”alltid” och ”aldrig”
- att undvika att använda ordet ”men” efter att du redan gett positiv respons, eftersom mottagaren lätt kan tolka det som att det ogiltigförklarar det positiva som nyss sagts
- att inte jämföra personens uppförande eller prestationer med andras. (”Du borde nog klara av den här uppgiften, eftersom Maria också gör det, trots att hon varit hos oss en kortare tid.”)
REFLEKTIONSUPPGIFT
Hur ger jag korrigerande respons? Är jag benägen att hålla fast vid mina åsikter utan att lyssna på andra eller utan att ge andra möjlighet att motivera sina synpunkter? Eller är jag så rädd för mottagarens reaktion att jag förmildrar responsen så mycket att budskapet inte når fram?
På en välfungerande arbetsplats kommer medarbetarna också ihåg att ge varandra erkänsla och positiv respons. Positiv respons stärker självkänslan, ökar uppskattningen för det egna arbetet, piggar upp, främjar förutsättningar att utvecklas i arbetet och uppmuntrar till att försöka göra bra ifrån sig även i fortsättningen. För oss finländare faller det sig inte naturligt att ge beröm, och därför måste man öva på det.
På samma sätt måste man öva på att ta emot positiv respons. Försök inte i onödan förneka, förringa eller avfärda positiv respons. Ta emot den och säg till exempel ”Tack”. Eller ”Det var ju trevligt att höra. Det gjorde mig verkligen glad.”
MINNESLISTA
Ingen är automatiskt bra på att ge respons, utan det är en färdighet man medvetet kan lära sig. Nedan kan du läsa en minneslista för hur man ger konstruktiv respons:
- Ge responsen alltid till personen som den gäller (ger du den till andra går du bakom ryggen på personen).
- Kom ihåg att med din attityd visa uppskattning för personen som får din respons.
- Ge responsen så snart som möjligt efter att något lyckats eller något som behöver korrigeras inträffat.
- Ge korrigerande respons alltid i enrum. Positiv respons kan du också ge inför andra medarbetare.
- Motivera responsen entydigt och tydligt.
- Kontrollera hur mottagaren förstått responsen, eftersom feltolkningar kan förekomma.
- Kom ihåg att tacka, även vid korrigerande respons. Du kan använda till exempel den s.k. hamburgermetoden:
- Börja med det positiva och lyft fram det som responsmottagaren gjort bra.
- Ge korrigerande respons.
- Ge till sist en gång till positiv respons och stärk responsmottagarens tro på att hen kan lyckas.
Litteratur
- Risto Ahonen, Sirke Lohtaja-Ahonen (2014): Palaute kuuluu kaikille.
- Päivi Kupias, Raija Peltola, Paula Saloranta (2013): Onnistu palautteessa.
- Arbetarskyddscentralens nättidskrift Työpiste (på finska). Artikeln ”Palaute on työelämän pienin suuri asia” öppnas i en ny flik.
- Duunitori. Artikeln ”Ahdistaako palautteen antaminen? – Näillä helpoilla keinoilla tulet siinä paremmaksi” öppnas i en ny flik.