Hur tar man svåra saker upp till diskussion?

Text: Riitta-Liisa Larjovuori, Tammerfors universitet

I bästa fall är arbetet både belönande och roligt, men i ett vanligt arbetsliv ingår också otrevligare saker. Också på välfungerande arbetsplatser förekommer motsättningar och utmanande situationer. Ibland beror motsättningarna på stora och grundläggande skillnader i synsätt, men oftast är de ändå rätt små saker som är enkla att lösa.

Även om det på en arbetsplats framför allt är chefens uppgift att ingripa vid till exempel osakligt bemötande, är det en fördel om varje medarbetare vet hur man så tidigt som möjligt kan ta upp och diskutera saker man går och funderar på eller bekymrar sig för.

Det är typiskt för motsättningar och meningsskiljaktigheter att det runt ett rätt litet kärnproblem med tiden kan bildas en stor härva av problem om de inte tas upp och behandlas öppet. Motsättningar som inte diskuterats kommer till uttryck till exempel som bristande kommunikation, osakligt beteende, mindre klickar bland anställda och i värsta fall som direkta svårigheter att utföra arbetet ordentligt.

Det lönar sig att ta upp till diskussion, även om det känns skrämmande

Det kan finnas till exempel följande begränsande föreställningar om hur man tar upp saker till diskussion:

  • Det blir bara värre om man tar upp det till diskussion.
  • Människor kan inte ändra på sitt beteende.
  • Den andra kan bli arg eller börja skrika eller gråta, vilket leder till en katastrof.
  • Om jag talar om det blir jag stämplad som en besvärlig gnällspik och lämnas utanför.

Det kan vara bra att fundera över hur sanna sådana uppfattningar är. Till exempel i undersökningar kring medling på arbetsplatsen har man kunnat visa fördelarna med att öppet behandla motsättningarna bland de anställda (Pehrman, 2012).

Man kan fråga sig om den som tar itu med saker faktiskt blir stämplad som besvärlig eller om beslutsamt agerande i själva verket väcker beundran. Vad tycker du själv? Om ditt eget agerande förargar andra på din arbetsplats, vill du höra om det och få möjlighet att korrigera ditt agerande och förklara hur du själv ser på det hela?

Övning ger färdighet i utmanande situationer

På en del arbetsplatser övar de anställda aktivt på att hantera spänningar, till exempel så att nya medarbetare under sin introduktionsperiod ska ta upp och diskutera något som skapar spänning med en kollega – det kan också vara en riktigt liten sak. På så sätt blir det småningom en del av kulturen på arbetsplatsen att öppet diskutera svåra saker. För de flesta av oss är det inte speciellt lätt att lyfta fram något som bekymrar oss. Därför är det något som man ofta medvetet behöver öva på.

Så här lyckas du ta upp svåra saker till diskussion:

  • Var förberedd: fundera ut vad du vill säga och varför.
  • Välj en lämplig stund och en lugn plats.
  • Berätta om dina erfarenheter och iakttagelser i jag-form.
  • Var konkret och så tydlig som möjlig.
  • Lämna utrymme för den andra partens synpunkter. Ställ frågor, lyssna och visa uppskattning för den andras synpunkter.
  • Visa med ord, miner och gester att du har goda avsikter. Du kan till exempel förklara att du tar upp saken, eftersom du uppskattar er relation som kollegor och vill att den även i fortsättningen ska vara lika bra.
  • Du kan föreslå hur ni kan göra i fortsättningen. Hur ser den andra på saken? Hitta en samsyn.
DISKUTERA OCH ÖVA INOM TEAMET:
  • Hur förhåller vi oss till meningsskiljaktigheter och spänningar? Vad slags kultur råder det inom teamet eller på arbetsplatsen när det gäller att ta itu med dem?
  • Vilka fördelar kan det finnas med att meningsskiljaktigheterna diskuteras i god tid?
  • Hur önskar vi själva att andra tar upp sådant som vi kanske borde ändra på i vårt eget agerande? Vad slags respons är det lätt att ta emot? Vad slags respons är det svårt att ta emot?
  • Talar vi öppet också om det som är bra? Visar vi varandra tacksamhet, ger vi beröm när allt går som det ska? Kan vi lära oss att tacka andra också för riktigt små saker?
    I en atmosfär där man aktivt lyfter fram det positiva är det också lättare att påtala något som borde ändras eller förbättras.
  • Hur kan vi göra det lättare att diskutera svåra saker? Kan vi till exempel tillsammans komma överens om hur vi ska göra om vi vill ta upp och diskutera något med en kollega?

Känslor och hur man visar dem

Både positiva och negativa känslor är på många sätt en del av ett normalt arbetsliv. Speciellt i vårdbranschen, där man arbetar med människor, är många slags känslor knutna till klientbemötandet. Arbete med klienter innebär ofta också känsloarbete, där medarbetaren måste se bort från sina egna känslor eller ändra på sina känslouttryck så att de passar in på yrkesrollen eller en specifik situation. Enligt Kati Tikkamäkis doktorsavhandling klarar vårdarbetare lättare av det utmanande känsloarbetet om de får dela med sig av sina känslor till kollegorna. Därutöver borde det på arbetsplatsen finnas tillräckligt med tid och organiserade forum för att behandla vårdsituationer till exempel med hjälp av arbetshandledning. (Tikkamäki, 2007)

Det är rätt vanligt och helt normalt att det uppstår olika känslor i samband med att svåra saker tas upp. I sådana situationer är det bäst att förhålla sig lugn och accepterande till sina egna och andras känslor. Det är viktigt att se till att alla parter kan känna sig trygga i situationen. Därför ska osakligt beteende, såsom vredesutbrott, hotelser eller förolämpningar, inte förekomma på arbetsplatsen, inte ens när utmanande situationer diskuteras.

SAMMANFATTNINGSVIS
Instruktioner inför utmanande situationer:
  • Det är bra att ta upp och försöka lösa utmaningar på arbetsplatsen när de fortfarande är relativt små. Om det inte är möjligt att ta itu med en utmaning kollegorna emellan så att alla parter kan känna sig trygga, kan det vara bättre att fortsätta behandla saken senare och då med hjälp av till exempel en chef eller någon från personaladministrationen.
  • På de flesta arbetsplatser finns det modeller för hur man ska ta itu med utmanande situationer. Det har ofta utarbetats modeller till exempel för hur man med tidiga stödåtgärder ska främja arbetshälsan, hur man anmäler osakligt bemötande och hur man tar itu med missbruksproblem, som är tillgängliga till exempel på arbetsplatsens intranät.
  • Kom ihåg att man i utmanande situationer ska be om hjälp och stöd så tidigt som möjligt, även om man inte skulle vara säker på några officiella instruktioner. I sådana situationer kan du vända dig till din chef, den arbetarskyddsfullmäktige, förtroendepersoner eller personaladministrationen. Företagshälsovården kan också erbjuda stöd i utmanande situationer, och där kan man dessutom få råd för hur man gärna ska ta upp och diskutera svåra saker på arbetsplatsen.
  • Det är i första hand chefens uppgift att ingripa vid osakligt bemötande och trakasserier. Det gäller också misstänkta missbruksproblem.
  • I utmanande situationer, som det inte finns hjälp för på arbetsplatsen, kan man vända sig till sin egen fackorganisation eller arbetarskyddsmyndigheten. Arbetarskyddsförvaltningens telefonrådgivning kan kontaktas varje vardag. Sidan öppnas i en ny flik.
Litteratur
Tillbaka till Välmående arbetsgemenskap