Text och figurer: Kirsi Nurminen, Tammerfors universitet
För att arbetshälsan ska kunna utvecklas behövs det information om arbetshälsan på arbetsplatsen. För att få den informationen kan olika källor och mätare användas. Allt utvecklingsarbete ska helst involvera alla berörda parter. Först skapas en gemensam förståelse av utgångsläget. Därefter ska man tillsammans fundera över mål och åtgärder och göra upp en plan för välbefinnande på arbetsplatsen. Planen ska följas upp och jämföras med organisationens strategiska mål. Om arbetshälsan utvecklas systematiskt kan i bästa fall både personalens välbefinnande och arbetets resultat förbättras.
Klicka på bilden för att förstora den.
Källa: Manka & Bordi (red.): Tosielämän työhyvinvointia – ratkaisuja & kokemuksia, 2014.
Varje organisation har sina egna strategiska mål och fokusområden. Därför ska man inom varje organisation reflektera över vilken typ av personalresurser organisationen behöver för att kunna uppnå de strategiska målen. Därutöver ska organisationen själv bestämma vilken typ av mätare den behöver för att kunna bedöma värdet av personalresurserna och utvecklingen av arbetshälsan och för att kunna följa upp hur väl målen har uppnåtts.
Det är bra att kontinuerligt få information om de anställdas välbefinnande. Rätt ofta används vissa specifika nyckeltal som kvantitativt illustrerar verksamheten och problemen som redan uppstått, såsom sjukfrånvaro, förhandspensioneringar och förekomsten av arbetsolycksfall. Det är möjligt att betrakta dessa nyckeltal också ur en positiv synvinkel: Hur hög är närvaroprocenten? Hur stor del av de anställda har under året varit friska? Och vad slags säkerhetsrelaterade observationer har gjorts?
Vid sidan av de kvantitativa nyckeltalen som beskriver verksamheten är det bra att ta fram andra nyckeltal som tar fasta på kvaliteten i arbetet och hur effektfullt arbetet varit. Utifrån dessa nyckeltal kan man sedan förutse framtida risker och förebygga dem. Sådana nyckeltal är till exempel index som utarbetats utifrån frågorna i kartläggningar av arbetshälsan och tillhörande enskilda faktorer såsom socialt kapital.
Den samlade kunskapen ska tolkas, för att det ska vara möjligt att identifiera redan existerande problem och eventuella framtida risker och utmaningar samt att lyfta fram det som redan är bra. Utifrån tolkningarna ska det sedan utarbetas en plan för välbefinnande i arbetet som gör det möjligt att åtgärda problemen och utmaningarna som identifierats. Planen för välbefinnande i arbetet gör det möjligt att koppla ihop arbetshälsan med organisationens strategiska mål: Vilka krav ställer de strategiska målen på de anställdas fysiska och psykiska hälsa, och med vilka åtgärder kan de utvecklas, så att det blir möjligt att nå de uppställda målen?
Planen för välbefinnande i arbete kan bestå av en beskrivning av identifierade utvecklingsområden, en plan för hur problemen och utmaningarna ska åtgärdas, ansvarsområden, en tidsplan och uppföljning. Ofta är det bra att rangordna utvecklingsområdena och de tillhörande åtgärderna, eftersom det inte är möjligt att samtidigt ta itu med flera utvecklingsområden.
Det är viktigt att åtgärderna i planen för välbefinnande i arbetet är tillräckligt konkreta och att det utses ansvariga personer och utarbetas en tidsplan för åtgärderna. Därutöver är det viktigt att det finns en plan för utvärdering och uppföljning av åtgärderna. Planen för välbefinnande i arbete får gärna granskas årligen.
Planen kan dock inte ensam garantera att åtgärderna omvandlas till praxis, utan de behöver följas upp kontinuerligt under året. När åtgärderna har genomförts ska man utvärdera hur väl de lyckats och hur väl man kunnat nå de uppställda målen. De vidtagna utvecklingsåtgärderna kan jämföras med organisationens strategiska mål till exempel i en personalberättelse som sammanställs årligen.
Exempel: Instruktioner för planen för välbefinnande i arbete
De anställdas arbetshälsa kan utvecklas genom att alla tillsammans reflekterar över hur välbefinnandet kan främjas, i stället för att kollektivt klaga över det som inte är så bra. Som bakgrund till utvecklingsarbetet är det bra att personalen informeras om läget med den aktuella arbetshälsan, som gjorts utifrån nyckeltalen som kontinuerligt följs upp. I gemensamma diskussioner kring mål och åtgärder som ska främja arbetshälsan kan man till exempel ta hjälp av följande samtalsmetod:
1) Varje anställd ska för sin egen del fundera över hur den egna arbetshälsan kunde främjas. Man kan fokusera till exempel på arbetsplatsen som organisation, ledarskap och chefsarbete, hur välfungerande arbetsmiljön är, innehållet i arbetet, stämningen bland och samarbetet mellan de anställda samt personliga möjligheter att påverka den egna arbetshälsan. Förslag på hur arbetshälsan kan främjas antecknas på pappers- eller post-it-lappar – ett förslag per lapp. Till sist ska lapparna fästas på en vägg så att alla kan se dem. Alla kan komma med så många förslag som de kommer på.
2) Alla förslag diskuteras tillsammans och kategoriseras samtidigt i tematiska grupper.
3) Av alla förslag väljs sedan ut de 3–4 viktigaste till exempel genom en omröstning så att varje anställd kan avlägga tre röster. Var och en kan avlägga sina röster genom att dra lika många streck på förslagslapparna på väggen. De förslag som fått flest röster flyttas sedan över till mål för utvecklandet av arbetshälsan.
4) I en vidare diskussion behandlas de utvalda målen antingen av alla tillsammans eller i smågrupper med hjälp av följande frågor:
- Vad finns det för fördelar för den enskilda medarbetaren, arbetsgivaren eller kunden av att vart och ett av målen uppnås? Ju fler fördelar man kan komma på, desto lättare är det att förbinda sig till ett mål.
- Vad kan utgöra ett hinder för att målen uppnås? Vilka fallgropar och orosment kan identifieras? Hur kan dessa undvikas?
- Vilken typ av kunskaper, färdigheter och stödformer är nödvändiga för att målen ska kunna uppnås?
- Med vilka konkreta åtgärder kan målen uppnås? Vem kan vidta dessa åtgärder och inom vilka tidsramar?
Med hjälp av den s.k. tigersprång-diskussionsmetoden ovan är det möjligt att ta fram mål och åtgärder för planen för välbefinnandet i arbete samt fastställa tidsplaner och ansvariga personer för dem.
Källa: Marja-Liisa Manka: Tiikerinloikka työniloon ja menestykseen, 2006.
Litteratur
- Marja-Liisa Manka, Marjut Manka: Työhyvinvointi, 2016
- Jaana-Piia Mäkiniemi, Kirsi Heikkilä-Tammi, Marja-Liisa Manka: Miten kuntaesimies voi parantaa työhyvinvointia?, 2015
- Marja-Liisa Manka & Laura Bordi (red.): Tosielämän työhyvinvointia – ratkaisuja & kokemuksia, 2014
- Marja-Liisa Manka, Kirsi Heikkilä-Tammi, Anne Vauhkonen: Työhyvinvointi ja tuloksellisuus – henkilöstön arvoa kuvaavat tunnusluvut johtamisen tukena kunnissa, 2012
- Marja-Liisa Manka, Liisa Hakala: Henkilöstötunnusluvut johtamisen tukena – tukea tuottavuuden ja työyhteisön hyvinvoinnin kehittämiseen, 2011