Text och figurer: Riitta-Liisa Larjovuori, Tammerfors universitet
Överallt, där det finns människor, finns det också olika synsätt, behov och förväntningar. I arbetet stöter vi också under helt vanliga dagar på många slags situationer, där våra åsikter skiljer sig från andras och där vi skulle vilja göra saker på ett annat sätt. Människor har därför rätt goda förutsättningar att med hjälp av kommunikation reda ut meningsskiljaktigheter i vardagen. Ibland växer motsättningarna sig större och börjar störa inte bara kommunikationen parterna emellan utan också verksamheten på arbetsplatsen i stort. (Pehrman & Poikela, 2015)
Konflikter uppstår också lätt när en grupp håller på att ta form. När gruppen bildas uppstår en stormig fas, som präglas av många motsättningar, när gruppmedlemmarna söker sin plats i gruppen.
Konflikt: Det uppstår en problemsituation mellan två parter, där båda ser sina egna synsätt som korrekta och andras som felaktiga. (Kokoustekniikan sanakirja, Jyväskylän yliopiston kielikeskus, 2020)
REFLEKTERA TILLSAMMANS:
Var i ert arbete uppstår det (eller kan det uppstå) konflikter, och vad har ni lärt er av dem?
”Pudelns kärna”: Varför växer sig motsättningar stora ibland?
Om en motsättning får pyra under ytan, utan att den reds ut, börjar den växa. En sådan situation kan uppstå till exempel om det på arbetsplatsen fattas ett beslut som alla medarbetare inte är nöjda med. Om ”de som förlorat” får en känsla av att deras synsätt inte tagits i beaktande och om situationen inte utretts rättvist, ältas saken en lång tid efteråt. Då förknippas saken med olika slags känslor och tolkningar.
Den förlorande parten kan uppleva att de inte uppskattas överhuvudtaget. Det kan på arbetsplatsen också uppstå två grupperingar: ”de som är för” och ”de som är emot” något, som sedan förknippas med olika föreställningar. Om den öppna diskussionen mellan grupperingarna avbryts, kan känslorna och motsättningarna hopa sig och växa till sig.
Klicka på bilden för att förstora den.
Faserna i en konflikt (Pondy, 1967)
Anta inte, utan ta upp till diskussion!
Konflikter uppstår till stor del på grund av parternas olika tolkningar. Om de inte reds ut genom diskussioner kan parterna börja se sina egna tolkningar som sanningar, som sedan börjar växa och leva sitt eget liv. I en sådan situation kan också riktigt små motgångar i arbetsvardagen tolkas mycket känsloladdat.
Exempelsituation: Börjar från något litet, eskalerar snabbt
Ann-Maj hade så bråttom att hon glömde informera Mikael om ändringar i vårdschemat. Mikael upplever sig på grund av detta ha råkat ut för en pinsam situation, där han enligt sig själv framstått som okunnig och dum inför klienten och hens anhöriga. Ann-Maj beklagar det skedda i förbifarten med ett skratt och lägger alldeles tydligt inte märke till att Mikael inte riktigt kan släppa saken.
Den generade Mikael som tagit illa vid sig funderar på om Ann-Maj med flit låtit bli att informera honom, så att han skulle framstå i dålig dager inför sin chef och de andra anställda.
I fortsättningen analyserar Mikael noga Ann-Majs beteende för att hitta något som kan bekräfta hans uppfattning om att Ann-Maj har något emot honom. Mikael slås också av tanken att Ann-Majs närmaste arbetskamrater kanske också har något emot honom.
Mikael vill inte heller lämnas ensam och frågar därför sina egna närmaste arbetskamrater, om inte de också tycker att Ann-Maj verkligen visar vissa översittarfasoner, och framställer i sin tur henne i ofördelaktig dager. En del av Mikaels arbetskamrater tar sedan Mikaels tolkningar till sig. De har egentligen inget emot Ann-Maj, men de gillar Mikael och vill inte säga emot honom.
När Ann-Maj månaden därpå utses till arbetsplatsens representant i en utvecklingsarbetsgrupp, medan Mikael å sin sida inte får lov att delta i en fortbildning han sett fram emot, har han fått nog. Han sjukskriver sig och meddelar sin chef att han utsätts för arbetsplatsmobbning.
FÖR REFLEKTION:
- Hur borde situationen redas ut?
- Vad skulle Mikael ha kunnat göra annorlunda? Vad skulle Ann-Maj ha kunnat göra annorlunda?
- Vad kan de andra anställda göra?
- Vilka aspekter av praxisen på arbetsplatsen kan ha bidragit till att konflikten uppstod?
- Vilka saker på arbetsplatsen kan bidra till att en konflikt växer till sig?
Det finns fördelar med konflikter
En vanlig uppfattning är att motsättningar leder till att medarbetare mår illa och att det uppstår problem och att de därför alltid ska undvikas. Sällan kommer man att tänka på att det kan också finnas fördelar med konflikter. En konflikt kan lyfta fram saker som gärna får ändras. En konflikt som retts ut kan förbättra rutinerna på arbetsplatsen. Färdigheterna som utvecklas när konflikter reds ut förbättrar gruppens förmåga att ta beslut och agera tillsammans framöver också i mer utmanande situationer.
En konflikt som retts ut kan till exempel:
- öka förståelsen för olika typer av människor och företeelser
- öka gruppmedlemmarnas motivation att utföra en viss uppgift
- leda till bättre beslut och lösningar och ge upphov till nya idéer
- förbättra sammanhållningen och förbättra kommunikationen inom gruppen.
Källa: Jyväskylä universitet, Viestintätieteiden laitos, 2020.
Tillvägagångs- och tänkesätt för konfliktsituationer som främjar verksamheten på arbetsplatsen:
- Jag kan inte ändra på andra människor. Jag kan direkt påverka endast mitt eget agerande.
- Jag tar ansvar för mina egna tankar, föreställningar, ord och handlingar.
- Jag sprider inga rykten.
- Jag går inte bakom ryggen på andra.
- Jag reder ut motsättningar tillsammans med de berörda parterna och blandar inte andra i problemet.
- Jag anklagar inte andra för problem. Om jag känner ett behov av att anklaga någon tar jag det som en möjlighet att reflektera över min egen roll i att problemet uppstått och över hur jag kan bidra till att lösa det.
- Jag fokuserar mer på styrkor än på svagheter och mer på möjligheter än på problem.
Källa: Webbplatsen Reinventing Organizations, 2021.
Hur förhåller du dig till konflikter?
Eftersom vi på arbetsplatsen agerar utifrån vår egen person och kommunikationsstil kan det vara bra att reflektera över vårt eget sätt att lösa konflikter. I enlighet med referensramen nedan skiljer sig olika sätt att hantera konflikter åt i hur mycket man tar hänsyn till sig själv och till andra.
En kompromissorienterad medarbetare tar hänsyn till dels sina egna, dels andras behov, men hen känner inte till tillvägagångssätt och har inte kompetens att söka svar som skulle tillgodose dem båda till fullo. En samarbetande konfliktlösare strävar efter att beakta både sina egna och andras behov till fullo. En tävlingsinriktad person fokuserar i stället på sina egna intressen. En tillmötesgående person fogar sig lätt efter andras vilja, och en undvikande person strävar efter att motsättningarna inte alls ska behöva redas ut.
Klicka på bilden för att förstora den.
Fem sätt att hantera konflikter (Blake & Mouton, 1964, Rahim, 2010)
BEDÖM DITT EGET SÄTT ATT HANTERA KONFLIKTER MED HJÄLP AV PÅSTÅENDENA NEDAN!
Beteendemönster typiska för en undvikande person:
- Om jag råkar ut för en konfliktsituation säger jag oftast väldigt lite och försöker komma ut ur situationen så fort som möjligt.
- Meningsskiljaktigheter med andra människor får mig att känna mig obekväm och ångestfylld.
- För att undvika obekväma känslor för jag oftast inte fram mina avvikande åsikter utan håller dem för mig själv.
Beteendemönster typiska för en tävlingsinriktad person:
- Jag försvarar ihärdigt min egen ståndpunkt och motiverar dess fördelar.
- Jag tycker motsättningar är uppfriskande; jag njuter av att åsikterna går isär.
- Jag förklarar gärna hur man helst ska göra, och oftast har jag rätt.
Beteendemönster typiska för en tillmötesgående person:
- Jag försöker infria andras förväntningar.
- Jag försöker uppfylla mina vänners och familjemedlemmars önskemål.
- Jag kanske inte får min vilja igenom, men det är ett litet pris att betala för fortsatt sämja.
Beteendemönster typiska för en kompromissorienterad person:
- I problemsituationer försöker jag förhandla och beakta allas synsätt.
- När jag löser problem gör jag gärna kompromisser, så att problemen fås ur världen så snabbt som möjligt.
- Jag kommer ofta motparten halvvägs till mötes och ger efter en aning för att bevara sämjan.
- Beteendemönster typiska för en samarbetsorienterad person:
- Jag diskuterar problem med andra och försöker hitta lösningar som tillgodoser allas behov.
- Vid meningsskiljaktigheter samlar jag in så mycket information som möjligt och försöker hålla kommunikationskanalerna öppna.
- Jag försöker betrakta konflikter ur båda synvinklar. Vad behöver jag? Vad behöver andra? Vilka andra saker berör problemet?
De lämpligaste sätten att lösa konflikter är delvis situationsbundna. När arbetsmiljön utgörs av en arbetsplats leder ett samarbetsorienterat angreppssätt oftast på längre sikt till bäst resultat.
Man bör inte gå fram som en ångvält men inte heller låta sig bli överkörd av andra!
Försöker man alltid hålla fast vid sin egen åsikt ”till vilket pris som helst” försämras oftast de sociala relationerna och tilliten. Viljan att leva sig in i en annans situation och att tänka ut lösningar som gynnar båda parterna är också ett sätt att visa uppskattning.
Framför allt i långvariga relationer, som relationerna på arbetsplatsen ofta är, är det viktigt att se till att ens egna intressen beaktas. Om man alltid ger vika för andras åsikter och inte tillräckligt tydligt kan föra fram sina egna behov hamnar man lätt i en situation där man verkligen inte mår bra. Det kan ge upphov till bitterhet, cynism och bristande arbetshälsa.
DISKUTERA INOM ERT TEAM HUR VAR OCH EN AV ER
FÖrHÅLLER SIG TILL KONFLIKTER OCH HUR NI NÄRMAR
ER DEM:
- Hur påverkar temat för eller olika situationsbundna aspekter i konflikten ert förhållningssätt?
- Vilka för- och nackdelar har de olika förhållningssätten?
- Hur kan vi själva utvecklas som konfliktlösare?
Litteratur
- Blake, R.R. & Mouton, J.S. (1964): The managerial grid. Houston, TX: Gulf Publishing.
- Jay Hall’s Conflict Management Survey (1969). A Survey of One’s Characteristic Reaction to and Handling of Conflict Between Himself and Others”. The Woodlands, Texas: Telemetrics International 1969.
- Jyväskylän universitet, Kielikeskus (2021). Webbplatsen Kokooustekniikka osana kokoustaitoa (Öppnas i en ny flik.). (Läst:
21.2.2021). - Pehrman, T. & Poikela, E. (2015): Työyhteisösovittelu – keino ratkoa konflikteja työpaikoilla. Työelämän tutkimus, 13(2), 127–139.
- Pondy, L. R. (1967): Organizational conflict: Concepts and models. Administrative science quarterly, 296–320.
- Rahim, M. A. (2010): Managing conflict in organizations. Transaction Publishers.
- Reinventing Organizations Wiki-webbsida (2021) (Öppnas i en ny flik.). (Läst: 21.2.2021)