Att ge respons

Text: Kirsi Nurminen, Tammerfors universitet

Det är en viktig del av en chefs arbete att ge respons. Respons är ett mycket effektivt och samtidigt förmånligt sätt att motivera anställda. Varje medarbetare vill få respons på sitt eget arbete och på så sätt bli visad hänsyn. Varje medarbetare behöver dessutom respons på hur hen har klarat av sitt arbete, eftersom responsen är en förutsättning för att man ska kunna utvecklas och lära sig i arbetet.

Syftet med kritisk, korrigerande respons är att utveckla verksamheten och att förbättra arbetsprestationen. Responsen ska alltid ta fasta på en kollegas uppförande, sätt att arbeta eller arbetsprestation, och inte hens personlighet eller personliga egenskaper.

Den som ger konstruktiv respons ska inte vara anklagande eller fråga varför något har hänt. I stället ska den som ger respons se framåt och fundera över hur ett missförhållande kan åtgärdas eller ett problem lösas. Ibland kan du som chef fråga den som får responsen hur hen skulle önska eller föreslå att situationen förbättrades. Chefen behöver inte alltid sitta inne med alla svar.

Egna erfarenheter av att ha fått respons lägger också en god grund för att ge respons.

FÖR REFLEKTION:

När har jag själv fått bra respons? Varför var just den responsen bra? Varför upplevde jag då någon annan respons som dålig?

Utgå ifrån att alltid ge responsen personligen. Positiv respons kan ges också offentligt, i synnerhet om du med den vill uppmuntra också andra till att göra bra ifrån sig. Undvik skriftlig och elektronisk respons, eftersom du då inte har möjlighet till direkt kommunikation med den som får responsen.

Du kan också ge grupprespons, om du i stället för individens ansvar vill fokusera på hela teamets arbete. Risken är då emellertid att ansvarsdelningen leder till att ingen tar responsen tillräckligt seriöst.
För lyckad respons är det viktigt att den bottnar i chefens uppskattning för medarbetaren som får ta del av responsen. Ta hänsyn till personligheten hos den som tar del av din respons. Faktabaserad, rentav sträng respons lämpar sig för en del, medan andra önskar sig en mer uppmuntrande och hänsynstagande ton.

Korrigerande respons leder oftast till att mottagaren försöker försvara sig. Det är ett naturligt sätt att reagera och baserar sig på en naturlig vilja att behålla ansiktet och att undvika att göra bort sig. Ge den som tar del av responsen alltid möjlighet att förklara sin syn på saken. Ibland kan människan också reagera aggressivt på responsen.

För att korrigerande respons ska vara lättare att ta emot och acceptera ska du komma ihåg:

  • att undvika ord som alltid och aldrig.
  • att undvika att använda ordet men efter att du redan gett positiv respons, eftersom mottagaren lätt kan tolka det som att det ogiltigförklarar det positiva som nyss sagts.
  • Jämför inte personens uppförande eller prestation med andras. (”Du borde nog klara av den här uppgiften, eftersom Maria också gör det, även om hon varit hos oss en kortare tid.”)
FÖR REFLEKTION:

Hur kan jag ge korrigerande respons? Är jag benägen att hålla fast vid mina åsikter utan att lyssna på andra eller utan att ge andra möjlighet att motivera sina synpunkter? Eller är jag så rädd för mottagarens reaktion att jag förmildrar responsen så mycket att budskapet inte når fram?

Kom också ihåg att ge dina medarbetare positiv respons och erkänsla för välutfört arbete. Positiv respons stärker självkänslan, ökar uppskattningen av det egna arbetet, piggar upp, stöder utvecklingen i arbetet och uppmuntrar till att försöka göra bra ifrån sig även i fortsättningen.

MINNESLISTA

Ingen är bra på att ge respons sedan födseln, utan det är en färdighet man medvetet kan lära sig. Nedan hittar du en minneslista för hur man ger konstruktiv respons:

  • Ge responsen alltid till personen som den gäller (ger du den till andra går du bakom ryggen på personen).
  • Kom ihåg att med din attityd visa uppskattning för personen som får din respons.
  • Ge responsen så snart som möjligt efter att något lyckats eller något som behöver korrigeras inträffat.
  • Ge korrigerande respons alltid i enrum. Positiv respons kan du också ge inför andra medarbetare.
  • Motivera responsen entydigt och tydligt.
  • Kontrollera hur mottagaren förstått responsen, eftersom feltolkningar kan förekomma.
  • Kom ihåg att tacka, även vid korrigerande respons. Du kan använda till exempel den s.k. hamburgermetoden:
    • Börja med det positiva och lyft fram det som responsmottagaren gjort bra.
    • Ge korrigerande respons.
    • Ge till sist en gång till positiv respons och stärk responsmottagarens tro på att hen kan lyckas.
Litteratur
Tillbaka till Chefen som främjare av personalens välmående