I forskningsprojektet om digitalt volontärskap behandlas personuppgifter. Syftet med detta dataskyddsmeddelande är att ge information om de personuppgifter som ska behandlas, varifrån de hämtas och hur de används. Mer detaljerad information om de registrerades rättigheter kommer att tillhandahållas i slutet av meddelandet.
1. Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Dataskyddsombudsman på Åbo Akademi: Anna-Maria Nordman, dataskydd(a)abo.fi, +358 2 21531
2. Kontaktperson i frågor som rör forskningsprojektet och datahanteringen
Heini Ruohonen (ansvarig forskare)
Fakulteten för samhällsvetenskaper, ekonomi och juridik
Statskunskap med medier och kommunikation
Åbo Akademi, Vasa
heini.ruohonen(a)abo.fi
3. Vad är syftet med forskningsprojektet och behandlingen av personuppgifter?
De insamlade personuppgifterna kommer att användas i ett vetenskapligt forskningsprojekt som ingår som en delstudie i den ansvariga forskarens doktorsavhandling Digitala volontärer och deras samarbete med myndigheterna i Finland. Forskningsprojektet är en engångsundersökning.
I forskningsprojektet undersöks hur digitalt volontärskap har tagit form i Finland efter att kriget i Ukraina bröt ut i februari 2022. Detta görs genom att analysera diskussionsinlägg och kommentarer i tre olika Facebook-grupper eller -sidor för att skapa en förståelse om hur digitala volontärer samarbetar med varandra och utomstående aktörer, som föreningar, företag eller myndigheter, för att hjälpa flyktingar som kommer till Finland.
Behandlingen av personuppgifter baserar sig på denna målsättning. Data kommer att användas för att analysera samarbetet och kommunikationen inom gruppen och med aktörer utanför dem.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi?
För forskningen samlas in data genom att spara diskussionsinlägg från Facebook-grupperna/sidorna som PDF-filer. Data som kommer in via PDF-filerna innehåller information som personens namn, foto (i form av profilbild) och eventuellt identifierande information som framgår av inläggen eller kommentarerna.
5. Vilka känsliga personuppgifter behandlar vi?
Även om känsliga personuppgifter inte behandlas för att nå forskningsprojektets syfte, är behandlingen nödvändig för att kunna gå igenom innehållet i diskussionsinläggen. Information som innehåller känsliga personuppgifter kan förekomma i inläggen och kommentarerna på Facebook. Hit tillhör uppgifter om personens hälsa, religion, politiska åsikter, sexuell läggning eller annat dylikt.
De här uppgifterna kommer att behandlas i denna forskning i samband med rensningen av data från övrig information, och all känslig information som inte är nödvändig för att nå syftet av studien raderas.
6. Vad är den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter?
Grunden för behandling av personuppgifter stöder sig på EU:s dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1e, det vill säga utförandet av vetenskaplig forskning av allmänt intresse i enlighet med Finlands dataskyddslag 4 § punkt 3. Behandlingen av känsliga personuppgifter grundar sig på artikel 9.2 g i den allmänna dataskyddsordningen (behandlingen är nödvändig för vetenskapliga forskningsändamål) med stöd av dataskyddslagen 1050/2018, 6 §.
7. Vem samlar och behandlar personuppgifterna?
All rådata (vilket betyder data som ännu innehåller personuppgifter) kommer att samlas in och behandlas enbart av den ansvariga forskaren. Pseudonymiserad forskningsdata (vilket betyder att dina personuppgifter inte kan kopplas till dina inlägg utan kompletterande uppgifter) kommer även att behandlas av den ansvariga forskarens handledare för att säkerställa kvalitén i dataanalysen.
8. Hur behandlas och lagras personuppgifter under forskningsprojektets gång?
All data kommer att pseudonymiseras. Det betyder att direkta identifikationsuppgifter kommer att tas bort i analysstadiet och förvaras åtskilda från undersökningsdata som analyseras.
Personuppgifterna som ingår i forskningsdatamaterialet kommer att behandlas och hållas skyddade så att endast de som behöver uppgifterna kan komma åt dem. Informationen kommer att förvaras på Åbo Akademis server som är skyddad, och en säkerhetskopia av den på en krypterad hårdskiva som förvaras i ett låst skåp som är tillgänglig endast för mig som är den ansvariga forskaren. Manuella data (till exempel anteckningar från intervjuer i papper eller annan påtaglig form) skyddas i låsta skåp som endast är tillgängliga för den ansvariga forskaren.
När projektet är avslutat, kommer all data att anonymiseras vilket betyder att dina personuppgifter inte kan kopplas till dina inlägg. Alla de dokument som innehåller identifikationsfaktorer som kunde användas för att känna igen dina svar eller inlägg och som förvarats under forskningsprojektets gång, förstörs.
9. Överförs personuppgifter utanför Åbo Akademi till tredje parter/utanför EU/EES?
Enbart den ansvariga forskaren kommer att behandla rådata med vilka man kan identifiera enskilda individer. Data med personuppgifter överlämnas inte till aktörer utanför projektet och överförs inte till länder utanför EU eller det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). När projektet är avslutat, arkiveras anonymiserat data i Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv.
10. Hur länge lagras personuppgifter i detta forskningsprojekt?
Personuppgifterna kommer att lagras under den tid som krävs för att forskningsprojektet ska kunna uppfylla de syften med hanteringen av dessa uppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande (punkt 3). Projektet beräknas bli klar till 04/2024.
11. Hur behandlas personuppgifter när forskningsprojektet har avslutats?
Efter att undersökningen slutförts under våren 2024 arkiveras materialet utan identifikatorer för att överlåtas till fortsatta studier, undervisning och forskning på Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD). I det här skedet har alla identifikationsuppgifter förstörts och data kommer att vara helt anonymiserat. För att säkerställa anonymiseringen kommer FSD att kontrollera materialet före den arkiveras. Allt sådan material som inte går att anonymisera helt kommer inte att lagras. Sådant material förstörs på ett säkert sätt med hjälp av en dataskyddsexpert.
11. Individens rättigheter till sina personuppgifter
Enligt dataskyddslagstiftningen har du följande rättigheter
- rätten att få information om behandling av personuppgifter
- rätten att få tillgång till uppgifterna
- rätten att korrigera uppgifterna
- rätten att begränsa behandlingen av uppgifterna
- anmälningsskyldighet angående korrigering eller behandling av personuppgifter
- rätten att motstå behandling av personuppgifter
- rätten att inte utsättas för automatiskt beslutsfattande utan rättslig grund
De tidigare nämnda rättigheterna som berör den vetenskapliga undersökningen kan i vissa fall avvika från lagstiftningen. Avvikelser förutsätter bedömning från fall till fall.
Den registrerade har rätt att överklaga till dataskyddsombudsmannens kontor, om du anser att man har brutit mot någon ikraftvarande dataskyddslagstiftning i behandlingen av dina personuppgifter
Dataskyddombudsmannens byrå
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån., 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
E-post: tietosuoja(a)om.com
13. Vem kan jag kontakta?
Om du har frågor gällande dina rättigheter eller datahanteringen kan du vara i kontakt med den ansvariga forskaren (punkt 2) eller med Åbo Akademis dataskyddsombudsman (dataskydd(a)abo.fi).