Digitaalista vapaaehtoisuutta tarkastelevassa tutkimusprojektissa käsitellään henkilötietoja. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään, mistä ne saadaan ja miten niitä käytetään. Sinulla on lain mukaan oikeus saada nämä tiedot. Lisätietoja oikeuksistasi löydät tietosuojailmoituksen loppupuolella.
1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Åbo Akademi
Tuomiokirkontori 3
20500 Turku
Suomi
Tietosuojavastaava Åbo Akademilla: Anna-Maria Nordman, dataskydd(a)abo.fi, +358 2 21531
2. Yhteyshenkilö tutkimusta ja rekisteriä koskevissa asioissa
Heini Ruohonen (tutkimuksen suorittaja)
Fakulteten för samhällsvetenskaper, ekonomi och juridik
Statskunskap med medier och kommunikation
Åbo Akademi, Vaasa
heini.ruohonen(a)abo.fi
3. Mikä on tutkimusprojektin kuvaus henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?
Henkilötiedot kerätään ja käsitellään tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseen, joka on osa tutkimuksen suorittajan väitöskirjaa Digitaaliset vapaaehtoiset ja yhteistyö viranomaisten kanssa Suomessa. Osatutkimus on kertaluontoinen.
Tutkimusprojektissa kartoitetaan, kuinka digitaalinen vapaaehtoisuus on alkanut ilmetä Suomessa Ukrainan sodan alettua helmikuussa 2022. Tutkimus toteutetaan analysoimalla viestejä ja kommenttiketjuja kolmessa eri Facebook-ryhmässä tai -sivulla. Materiaalin avulla on tarkoitus tutkia, kuinka digitaaliset vapaaehtoiset tekevät yhteistyötä niin keskenään kuin myös ryhmän ulkopuolisten tekijöiden, kuten yhdistysten, yritysten tai viranomaisten kanssa auttaakseen pakolaisia, jotka tulevat Suomeen.
Henkilötietojen käsittely perustuu tähän tavoitteeseen. Kerättyä aineistoa käytetään viestinnän analysoimiseen niin ryhmän sisällä kuin mahdollisten ryhmän ulkopuolisten tekijöiden kanssa.
4. Mitä henkilötietoja käsitellään?
Tutkimusprojektissa kerätään aineistoa tallentamalla Facebook-ryhmien viestejä ja kommenttiketjuja PDF-tiedostoina. PDF-tiedostoissa oleva aineisto sisältää tietoa, kuten henkilön nimen, kuvan (profiilikuvan muodossa) sekä mahdollisesti muuta tunnistettavaa tietoa, joka tulee esiin viestien ja kommenttien sisällöstä.
5. Mitä arkaluontoisia henkilötietoja käsitellään?
Vaikka arkaluontoisia henkilötietoja ei käsitellä tutkimuksen tavoitteiden saavuttamiseksi, on niiden käsittely silti olennaista, jotta aineistoa voidaan käsitellä. Arkaluontoista tietoa voi tulla esiin Facebook-viesteissä tai kommenteissa. Näihin kuuluu esimerkiksi tietoa henkilön terveydestä, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, seksuaalisesta suuntautumisesta tai vastaavasta.
Kaikki arkaluontoinen tieto, joka ei ole olennaista tutkimuksen tavoitteen saavuttamiseksi, poistetaan aineistosta analysointiprosessin yhteydessä.
6. Mikä on henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1e eli yleisen edun mukainen tieteellisen tutkimuksen toteuttaminen, Suomen tietosuojalain 4 § 3 -kohdan mukaisesti. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohta 2j.
7. Kuka kerää ja käsittelee aineistoa?
Projektin vastaava tutkija (kohta 2) kerää aineiston ja on ainoa, joka käsittelee raakadataa eli aineistoa, joka sisältää henkilötietoja. Kun aineisto on pseudonymisoitu, eli henkilötietoja ei voi enää yhdistää kyseisen henkilön kirjoittamiin viesteihin ja kommentteihin, aineistoa käsittelevät myös vastaavan tutkijan ohjaajat analyysin laadun varmistamiseksi.
8. Miten henkilötietoja käsitellään ja säilytetään tutkimusprojektin aikana?
Kaikki data pseudonymisoidaan analyysiprosessin aikana. Aineistosta poistetut henkilötiedot säilytetään erillisessä dokumentissa tutkimusprojektin ajan.
Dokumentti pidetään salassa koko tutkimusprojektin ajan serverillä, joka on suojattu salasanalla ja palomuurilla. Vain vastaavalla tutkijalla on pääsy dokumenttiin. Aineiston varmuuskopio säilytetään kovalevyllä, joka säilytetään Åbo Akademin tiloissa erillisessa lukittavassa tilassa, johon on rajattu pääsy. Myös manuaalinen aineisto (esimerkiksi paperille kirjoitetut muistiinpanot) säilytetään erikseen lukittavassa tilassa, johon on rajattu pääsy.
Kun projekti päättyy, kaikki aineisto anonymisoidaan, mikä tarkoittaa, että sinun tietojasi ei voida yhdistää kirjoittamaasi kommenttiin. Tämän yhteydessä ne dokumentit, jotka vielä sisältävät tunnistetietoja, tuhotaan.
9. Luovutetaanko tietoja ja dataa Åbo Akademin ulkopuolisille toimijoilla ja/tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja käsittelee vain vastaava tutkija eikä niitä luovuteta tutkimusryhmän ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle eikä muille toimijoille (kuten viranomaisille). Kun hanke päättyy, aineisto arkistoidaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon anynomisoituna.
10. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, että tutkimusprojektin tavoite (kohta 3) on saavutettu. Arvioitu valmistumisaika on 04/2024.
11. Miten henkilötietoja käsitellään projektin päätyttyä?
Kun projekti valmistuu keväällä 2024, anonymisoitu aineisto arkistoidaan Suomen Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, jotta sitä voidaan jatkossa käyttää muuhun tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun. Tietoarkisto tarkistaa materiaalin anonymisoinnin varmistamiseksi. Arkistointivaiheessa kaikki se aineisto, joka sisältää tunnistetietoja, tuhotaan.
12. Sinun oikeutesi
Tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulle kuuluvat seuraavat oikeudet
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada pääsy tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Tieteellisen tutkimuksen yhteydessä edellä mainituista oikeuksista voidaan tietyissä tapauksissa poiketa lainsäädännön mukaisesti. Poikkeaminen edellyttää tapauskohtaista harkintaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(a)om.fi
13. Kehen voin ottaa yhteyttä?
Jos sinulla on kysymyksiä oikeuksistasi tai tietojen käsittelystä voit ottaa yhteyttä vastaavaan tutkijaan (kohta 2) tai Åbo Akademin tietosuojavastaavaan (dataskydd(a)abo.fi).